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做好文件传阅工作要注意这五点

来源:“秘书工作”微信公众号 发布时间:2018年05月25日


做好文件传阅工作要注意这五点


 

  文件传阅是办公室的一项日常工作,看似简单,实则不然,需要我们耐心、细心和用心。结合近年来从事这项工作的实践,我总结,做好文件传阅工作要牢记“勤登记、细分类、巧变通、知内容、常备注”。

  1、勤登记

  签收登记务必完整详细,必须记录文件的字号、密级、文件名、来文单位、收文时间、紧急程度等基本信息。在进入文件处理流程之后,要及时掌握和跟踪文件处理的最新动态,随时登记、记录。此外,近年来电子政务网络OA办公系统不断推广,功能越来越完善,其文件处理方面的功能,我们也要熟练掌握、规范使用。

  2、细分类

  文件的紧急程度、重要性、密级、领导批示、需阅处的领导等不尽相同,必须做好分类,给不同类型的文件配备专用文件夹,有效提高文件传阅的速度和质量。

  如按照紧急程度可将文件分为特急件、急件、平件,要将不同类型文件分类传阅。这样既方便领导根据文件的紧急程度、重要程度及时处理文件,又可以提醒自己按照文件处理的不同要求对文件进行传阅。

  3、巧变通

  对文件传阅,各单位都有一套标准和固定的流程,但是对一些急件、领导批示件,要做到急事急办,以免误事。

  例如,对一些急件,可以跟领导或领导秘书联系后,及时将文件送达约定位置给领导阅签,或者由领导指定其他领导代为阅签。

  4、知内容

  做好文件传阅工作,不论是否需要提出拟办意见,都需要认真学习所传阅的文件内容。这样便于从领导的角度思考和区分哪些文件较为重要紧急,需要优先处理。简言之,就是通过学习文件,从而更准确地对文件进行分类。这比机械地用文号类型、密级来给文件分类更能提高服务质量。若传办文件时领导随口问起有关内容和处理建议,也能有的放矢。

  5、常备注

  作为办文人员,在处理文件过程中,要及时在文件签批处理单上的合适位置备注文件的处理情况,以免日后忘记。

  例如领导在文件上批示“复印一份给我”,如复印后已送领导,应在处理单上及时备注“已复印送某领导”。

  又如有的文件很紧急,通过电话告知领导后,也应及时在文件处理单上备注“已于××日××时电话告知某领导”,如领导有指示,也应一并备注。

  在文件处理单上备注文件处理的情况,既便于自己记录,也便于后面阅文的领导了解文件的有关处理情况,签批时心中有数。

  (作者:廖天启)